Hoog beschikbaar maken Mozard zaaksysteem
Het hoog beschikbaar stellen van het Mozard zaaksysteem (24*7*365) is afgerond (back-upsysteem). Het jaarlijks beheer en onderhoud is in 2018 incidenteel begroot en vanaf 2019 structureel opgenomen in de programmabegroting .
Implementatie informele aanpak
De informele aanpak wordt al toegepast in het sociale domein. De resultaten daarvan zijn positief. Dit betekent, dat bezwaarschriften op een andere, voor bezwaarmaker meer bevredigende manier, worden opgelost. Een aantal medewerkers heeft de basisopleiding voor mediator of een aanverwante opleiding gevolgd om het informele gesprek met bezwaarmakers en eventuele andere belanghebbenden goed te kunnen begeleiden.
Applicatie contract- en leveranciersmanagement
De pilot voor onderhandse aanbestedingen bij nieuwbouwprojecten/reconstructies in de openbare ruimte is in maart gestart. Het betreft onder andere asfalt, betonwegen, straatwerk en riolering. Om bij onderhandse aanbestedingen geschikte lokale ondernemers te vinden, raadpleegt de gemeente eerst de Database Lokale Ondernemers (DLO). De DLO is onderdeel van het nieuwe gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid dat sinds 9 januari 2018 van kracht is.
Als pilot hebben we de sector grond-, weg- en waterbouw (GWW) gekozen omdat wij in deze sector regelmatig opdrachten verstrekken. Zo kunnen we goed beoordelen en monitoren of de DLO oplevert wat we hebben beoogd.
Evalueren
Na een jaar gaan we evalueren. Daarbij kijken we hoe de tevredenheid van ondernemers en de mate van administratieve en bestuurslasten zich verhouden tot de opgedane ervaringen.
Actuele statusupdate
Momenteel zijn wij druk aan de slag om ons nieuwe ontwerp te lanceren. Op verzoek van de raad houden we hierbij rekening met de aantrekkelijkheid van de inlogpagina.
Om verwarring te voorkomen, zodat ondernemers weten dat ze in een externe tool inloggen, wordt het geen exacte kopie van onze website, maar een middenweg waarbij logo en kleuren van de gemeente Dronten duidelijk aanwezig zijn. Op verzoek van de raad zullen 3 raadsleden het nieuwe ontwerp testen.
ICT-aanpassingen als gevolg van de organisatiewijziging (€ 91.729 incidenteel 2018 dekking uit de bestemmingsreserve bedrijfsvoering)
Bij de Voortgangsrapportage 2017 heeft u ingestemd met het onttrekken van de noodzakelijke kosten om ICT aanpassingen als gevolg van de organisatieontwikkeling uit de bestemmingsreserve bedrijfsvoering (€ 114.600). In 2017 is hier slechts € 25.540 uitgegeven. Het restant is in de bestemmingsreserve blijven staan. Het merendeel van de uitgaven hebben plaatsgevonden in 2018 en dient alsnog te worden onttrokken uit deze bestemmingsreserve.
Functionaris gegevensbescherming, Juridische Zaken
De functionaris gegevensbescherming is op 1 mei jl. gestart en aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiermee voldoet de gemeente Dronten niet alleen aan de wettelijke verplichting van de (Europese) Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), maar heeft de gemeente ook een functionaris in dienst die erop toeziet dat deze verordening wordt nageleefd.
Capaciteitsuitbreiding ivm herinrichting team Informatiemanagement
De I-coördinator en de applicatiearchitect zijn aangenomen. Voor de procesarchitect is de wervingsprocedure nog niet afgerond.
Sociale Zaken digitalisering archief, archiefmedewerker
Er is een medewerker Documentaire Informatie Voorziening (DIV) aangenomen die specifiek werkt aan het digitaliseren van het archief Sociale Zaken. Door de inzet van een DIV-medewerker wordt Sociale Zaken qua proces en informatievoorziening voldoende ondersteund.
Extra FTE (0,5) voor Verbeterslag Financiën en Horizontaal Toezicht (HT)
Voor de inbedding van HT en een verbeterslag ten aanzien van de eerstelijnscontrole van de financiële processen is in de Begroting 2018 structureel extra
capaciteit opgenomen (0,5 fte). Op het gebied van HT is een fiscalist in dienst getreden, die de verbeterpunten uit het verbeterplan van de Belastingdienst voortvarend oppakt. Inmiddels is een intern controleplan opgesteld binnen het team FPC (Financiën, Planning en Control) die betrekking heeft op de eerstelijnscontrole
(Interne Controle) van financiële processen. De komende jaren staat de uitvoering van dit controleplan centraal om te komen tot een verbeterslag ten aanzien van het toetsen van een getrouwe datavastlegging.
Vervanging vaste telefoontoestellen door mobiel
De telefoniecontracten zijn aanbesteed en voorlopig gegund. De planning is, dat in het 4e kwartaal 2018 en het 1e kwartaal 2019 nieuwe toestellen worden aangeschaft en uitgeleverd.
Beveiligingsmaatregelen gemeentehuis
Op dit moment wordt, in samenspraak met de ondernemingsraad, onderzocht welke maatregelen noodzakelijk zijn in het kader van de veiligheid van het gemeentehuis. In deze afweging worden de huisvestingsplannen voor het gemeentehuis meegenomen, zodat alleen maatregelen worden genomen die ook passen binnen de nieuwe huisvestingsplannen.
Onderzoek naar realisatie het Nieuwe Werken
Er is een onderzoek uitgevoerd naar de behoeften die op termijn aan de ICT-omgeving
worden gesteld. De uitkomsten van dit onderzoek worden meegenomen in de aanbesteding van het technisch ICT-beheer.
Informatiebeleidsplan 2017-2021 projecten
Vorig jaar is het informatiebeleidsplan 2017-2021 vastgesteld. De incidentele en structurele bedragen zijn opgenomen in de begroting 2018. Hieronder wordt in samenhang de voortgang van de diverse onderdelen vermeld.
Security Operations Center (SOC)
Sinds begin 2018 wordt de informatieveiligheid continu gemonitord, waarvoor Security Operations Center (SOC) als dienst wordt afgenomen.
Digimelding, digilevering en digikoppeling, mijn.overheid.nl en eHerkenning
Het betreft het voldoen aan veranderende en doorontwikkelde ICT-standaarden en strengere informatieveiligheidseisen. De verwachting is, dat deze werkzaamheden eind 2018 of begin 2019 worden afgerond.
Geo-applicaties in Cloud plaatsen
De proof of concept is geslaagd en nu volgt een pilot. De verwachting is, dat deze werkzaamheden worden afgerond in de loop van 2018.
Opstellen ICT-architectuur
Voor het opstellen van de technische architectuur zijn gesprekken gevoerd met diverse partners om een totaal beeld te vormen die ook nodig is voor de aanbesteding van het technisch ICT-beheer. Het opstellen van de technische architectuur wordt in 2018 afgerond. Voor de applicatie-, proces- en informatiearchitectuur is een eerste aanzet gemaakt. De verwachting is, dat de uitgaven in 2019 plaatsvinden.
Starten aanbesteding ICT-projectleiding
De projectleiding voor het aanbesteden van het technisch ICT-beheer is door middel van een meervoudige onderhandse aanbesteding gegund. De aanbesteding van het technisch ICT-beheer wordt in het 3e kwartaal 2018 gepubliceerd en in het 1e kwartaal 2019 gegund.
Vervanging interne internetadressen en herindeling netwerk
De inventarisatie voor de vervanging interne internetadressen (IP128 reeks) en herindeling netwerk vindt plaats in 2018. Op basis van deze inventarisatie wordt bepaald of deze vervanging wordt meegenomen naar de gegunde partners bij de aanbesteding van technisch ICT-beheer.
Intranet
De keuze voor het Content Management Systeem (CMS) voor intranet is nog niet genomen. De keuze voor de juiste CMS is afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie "Zaakgericht werken". De verwachting is, dat in het najaar van 2018 een keuze kan worden gemaakt in samenhang met het huidige of een nieuw zaaksysteem.
Stichting Arbeidsmarkt en Opleidingsfonds Gemeenten (€ 16.000 structureel nadeel)
De bijdrage aan Stichting Arbeidsmarkt en Opleidingsfonds (A+O fonds) Gemeenten wordt niet meer aan de voorkant gekort op de algemene uitkering, maar de gemeenten ontvangen een factuur. Een hogere algemene uitkering is opgenomen in het taakveld Algemene uitkering en overige uitkeringen gemeentefonds.
Functioneel applicatiebeheerder Key2 (0,5 fte ;€ 40.000 structureel, dekking aanwezig)
In het 1e kwartaal 2018 is bij het team Financiën, Planning & Control (FPC) een onderzoek gedaan naar het gebruik van de financiële applicatie Key2Financiën.
Het huidige functioneel applicatiebeheer is als taak ondergebracht bij een medewerker van financieel beheer. De aanbeveling vanuit het onderzoek is, dat de gemeente Dronten gaat werken met KeyUsers die de functionaliteit en ontwikkelingen voor de betreffende onderdelen gaan volgen en hier ook werkinstructies voor gaan opstellen.
Daarnaast zorgt de inrichting van de inkoopmodule in Key2Financiën en e-facturering (verplicht per 1 maart 2019) voor extra druk op het functioneel applicatiebeheerder.
Om de aanbeveling uit het onderzoek en de extra werkzaamheden te kunnen uitvoeren is het wenselijk om een functioneel applicatiebeheer Key2Financiën (0,5 Fte) aan te stellen. Daarnaast draagt deze applicatiebeheerder zorg voor kennisoverdracht naar de KeyUsers en pakt de overige aanbevelingen uit het onderzoeksrapport op.
De structurele lasten worden gedekt vanuit de stelpost overhead.
Subsidie Stimulering Duurzame Energieproductie; zonnepanelen De Reest (budgetneutraal structureel)
In 2017 zijn op de gemeentewerf aan De Reest zonnepanelen geplaatst en in gebruik genomen. Voor deze panelen is bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een SDE-subsidie (Stimulering Duurzame Energieproductie) aangevraagd. Deze subsidie is toegekend aan de gemeente Dronten. Door de gemeente wordt jaarlijks tot 2032 een subsidie afgerond € 12.000 ontvangen. Deze extra bijdrage komt structureel ten gunste van de reserve "Duurzaamheidsprojecten".
Huisvesting Gemeentehuis (€ 70.000 incidenteel nadeel)
In 2018 is gestart met het project ‘Huisvesting gemeentehuis’. Aan INBO is opdracht verleend voor het opstellen van een nieuw werkconcept. Om dit traject goed af te ronden en de volgende fase voor te bereiden is een externe projectleider aangetrokken. Daarnaast is opdracht verleend om een gebouwscan te maken van het huidige pand om in een latere fase goed te kunnen inschatten wat de bouwkundige maatregelen dienen te zijn om te voldoen aan de duurzaamheidswensen en –eisen van het verbouwde gemeentehuis. Ter voorbereiding op de vervolgfase van het project is het voor 2018 noodzakelijk deze kosten te maken, vandaar een incidenteel budget voor huisvesting. De toekomstige kosten (planvoorbereiding, begeleiding, bouwkosten e.d.) worden in een integrale budgetaanvraag in het 4e kwartaal 2018 voorgelegd aan de raad.
Organisatieontwikkeling 2018 en 2019 € 155.000 incidenteel nadeel en vanaf 2020 € 70.000 structureel nadeel.
"Dronten op Koers" is de vlag van de organisatieontwikkeling die in 2018 is gestart. De gemeente Dronten is ambitieus en wil "Op Koers" komen en blijven. Daarvoor blijft de gemeente zich doorontwikkelen, net zoals de samenleving van de gemeente Dronten ook in ontwikkeling is en blijft. De gemeente is er voor haar inwoners, omdat zonder inwoners de gemeente geen bestaansrecht heeft. Samen met haar inwoners gaat de gemeente deze uitdaging aan. Om deze ontwikkeling te kunnen doormaken zijn er drie thema’s benoemd, waarin de gemeente extra investeert: leiderschapsontwikkeling, medewerkersontwikkeling (via de Dronten Academie) en strategisch HR beleid.
Leiderschap- en medewerkersontwikkeling loopt middels een leiderschapstraject en diverse trainingen voor medewerkers. Het strategisch HR beleid wordt met name in 2018 en 2019 opgepakt, met aandacht voor vitaliteit, werkdruk, teamontwikkeling en verbinding, strategische personeelsplanning en een nieuw functieboek.
Netwerkplatform (€ 37.800 incidenteel voordeel)
In 2016 heeft de raad een besluit genomen over een nieuwe uitvoeringsstructuur met betrekking tot de uitvoering van de Participatiewet. Deze nieuwe uitvoeringsstructuur bestaat uit een samenwerking met de gemeente Kampen en IMpact op het terrein van werk uitgevoerd in de vorm van een netwerkplatform (zie taakveld 6.5 Arbeidsparticipatie). In de loop van vorig jaar is duidelijk geworden, dat een samenwerking met de gemeente Kampen op het terrein van werk binnen één team onder één gezamenlijke juridische entiteit (op dit moment) niet haalbaar is. Daarnaast is geconstateerd, dat de werving van een nieuwe leidinggevende voor het netwerkplatform (op dit moment) niet noodzakelijk is. Begin 2017 heeft de leidinggevende zijn opdracht teruggegeven. De raad is over al deze punten schriftelijk geïnformeerd; U17.016005 en U17.010720. De geraamde lasten gemeente Dronten ad € 94.500 en bijdrage van de gemeente Kampen ad € 56.700 voor het inhuren van de leidinggevende, die incidenteel geraamd zijn voor 2018, worden niet gerealiseerd. Dit betreft een éénmalig voordeel van € 37.800 die ten gunste komt van het begrotingssaldo.